I buoni pasto sono uno di quei temi che in azienda tornano ciclicamente: “Quanto ci costano davvero?” e, subito dopo, “Vale la pena?”. La risposta più utile sta nel tenere insieme due prospettive. Da un lato, c’è una voce di budget che va pianificata con attenzione (valore del ticket, giorni di erogazione, platea dei beneficiari, regole fiscali). Dall’altro, c’è uno strumento concreto di welfare, capace di incidere su benessere quotidiano, clima interno e attrattività del datore di lavoro. Per capirlo bisogna partire da dati certi e norme chiare, evitando semplificazioni: soglie di esenzione, regole di utilizzo, deducibilità e IVA sono elementi che cambiano il “costo reale” e la convenienza. Con un approccio ordinato, il quadro diventa leggibile anche per chi non è esperto.
Quanto costa davvero un buono pasto per l’azienda?
Il costo non coincide sempre con il valore facciale consegnato al dipendente. In pratica, l’impresa acquista i ticket da una società emittente e riceve fattura; da lì entrano in gioco condizioni contrattuali, quantità, servizi inclusi e gestione amministrativa. Il primo numero da fissare è il valore unitario (es. 7, 8, 10 euro) e il numero di giornate di assegnazione.
Esempio semplice: 1 dipendente che riceve 10 euro per 220 giorni lavorativi “tipo” genera 2.200 euro di valore nominale annuo. Moltiplicando per 20 dipendenti si arriva a 44.000 euro. Questo è il punto di partenza, non il punto d’arrivo: la convenienza va letta insieme al trattamento fiscale e contributivo, e al fatto che il benefit può essere modulato (importo, frequenza, categorie coinvolte).
Soglie di esenzione 2026: perché il valore cambia la busta paga?
La regola chiave, per chi lavora e per chi assume, è che entro certi limiti giornalieri i buoni pasto non concorrono a formare reddito da lavoro dipendente. Dal 1° gennaio 2026 la soglia di esenzione per i buoni in forma elettronica è salita a 10 euro al giorno, mentre per i cartacei resta a 4 euro al giorno. Significa che fino a quei tetti non si applicano IRPEF e contributi sul valore del ticket; l’eventuale parte eccedente diventa imponibile.
Per l’impresa, questo si traduce in un punto molto concreto: a parità di “valore percepito” dal dipendente, il costo totale del lavoro può risultare più efficiente rispetto a un aumento equivalente in busta paga, perché il ticket (entro soglia) non aumenta l’imponibile contributivo del lavoratore.
Regole d’uso: cosa si può fare (e cosa no) con i ticket?
Una parte dei dubbi nasce da qui: “Si possono usare quando si vuole?”, “Sono cedibili?”, “Quanti se ne possono spendere insieme?”. Le regole principali sono fissate dal decreto che disciplina i servizi sostitutivi di mensa (DM 7 giugno 2017, n. 122). In sintesi, il buono è personale, non convertibile in denaro e utilizzabile per l’intero valore facciale; inoltre è consentito cumulare più buoni fino a un massimo di otto nello stesso utilizzo.
• Ticket personale: non si “gira” a terzi e non si cambia in contanti.
• Si usa a valore intero (non si fraziona).
• Cumulo: fino a 8 buoni per singolo utilizzo.
Queste regole aiutano a impostare policy interne coerenti (ad esempio su smart working, trasferte, giornate in sede) senza “zone grigie”.
Deducibilità e IVA: dove si vede la differenza tra spesa e costo “netto”?
Qui conviene essere molto chiari: la fiscalità non è un dettaglio, è una componente strutturale della convenienza. In generale, per l’impresa il costo sostenuto per i buoni pasto rientra tra le spese per prestazioni di lavoro dipendente e risulta deducibile dal reddito d’impresa secondo le regole del TUIR; inoltre, chiarimenti amministrativi storici richiamano la necessità di erogazione alla generalità o a categorie omogenee di dipendenti per mantenere il trattamento corretto.
Sul fronte IVA, l’aliquota applicabile e i meccanismi di detrazione dipendono dall’impostazione del servizio; per i servizi sostitutivi di mensa l’Agenzia delle Entrate è intervenuta con risposte a interpello che inquadrano l’aliquota agevolata in specifici schemi contrattuali e di fatturazione. È un punto che merita sempre un controllo con il consulente, soprattutto se l’azienda gestisce soluzioni miste (mensa, convenzioni, smart working).
Qual è la formula migliore?
Quella che regge bene nel tempo sul piano amministrativo e contrattuale, oltre che su quello economico. Le opzioni tipiche sono: ticket elettronici (oggi molto diffusi), ticket cartacei (meno convenienti sulle soglie), mensa interna o convenzioni con esercizi.
Un criterio semplice è partire dall’organizzazione reale del lavoro:
- Quanti giorni medi di presenza/operatività effettiva ci sono?
- Quante persone rientrano in modo stabile nella platea?
- Serve flessibilità (smart working, cantieri, turni)?
- Quanto pesa la gestione: ordini, consegne, rendicontazione, assistenza
In questa fase molte aziende si appoggiano a operatori specializzati del welfare: ad esempio welfare Pellegrini propone soluzioni di buoni pasto come funzionano per le aziende, servizi e strumenti per il benessere aziendale, con focus su gestione e fruizione dei ticket tramite reti convenzionate e supporto operativo.
Dati di mercato: perché le imprese continuano a usarli?
Un altro modo per leggere il “costo” è guardare la scala del fenomeno. Il comparto dei buoni pasto muove volumi importanti: FIPE richiama un valore del “fuori casa” generato dai buoni pasto oltre i 4 miliardi di euro, sulla base di analisi di settore citate da ANSEB.
Cosa dice questo, al di là dei numeri? Che si tratta di uno strumento ormai strutturale per molte realtà, soprattutto dove non è semplice organizzare una mensa. E dove c’è una diffusione stabile, di solito ci sono tre motivi: facilità di implementazione rispetto a soluzioni logistiche complesse, percezione positiva da parte dei lavoratori, e sostenibilità economica quando la policy è impostata bene.
FAQ
“Posso darli anche a chi lavora da remoto?”
La regola non è “automaticamente sì” o “automaticamente no”: dipende dalla policy aziendale e dall’inquadramento corretto del benefit. Le norme definiscono le caratteristiche del buono e il suo ruolo di servizio sostitutivo di mensa; l’azienda deve poi stabilire criteri coerenti e documentabili per l’erogazione (ad esempio per categorie, mansioni, turnazioni). Per i dettagli conviene sempre allinearsi con consulente del lavoro e prassi applicabili.
“Conviene dare 10 euro o meno?”
Se l’obiettivo è massimizzare il valore per il dipendente senza aumentare imponibile, la soglia dei 10 euro elettronici (dal 2026) è un riferimento naturale. Oltre quel valore, la parte eccedente diventa imponibile.
“È un benefit ‘giusto’ per tutti?”
È efficace quando intercetta un bisogno quotidiano e offre libertà di scelta. In territori con poche opzioni di ristorazione o in contesti con turni particolari, può essere utile ragionare su integrazioni o soluzioni parallele. Un report di ricerca collegato al mercato dei buoni pasto evidenzia, ad esempio, che la disponibilità di locali vicini e la possibilità di scelta incidono sull’esperienza di utilizzo.
Quando il “costo” diventa investimento: indicatori da tenere d’occhio?
Parlare di investimento ha senso solo se si misura qualcosa. Senza trasformare l’HR in un laboratorio statistico, ci sono indicatori semplici che aiutano a capire se i ticket stanno funzionando:
• adesione e utilizzo reale (quanti li usano, con che frequenza);
• feedback qualitativo (sondaggio breve e periodico);
• impatto su assenteismo “soft” e clima interno (se già monitorati);
• attrattività nelle selezioni (quanto spesso il benefit viene citato nei colloqui);
• semplicità amministrativa (tempo interno speso in gestione, errori, contestazioni).
Se due o tre di questi indicatori migliorano senza far esplodere la complessità, l’azienda ha trasformato una spesa ricorrente in una leva organizzativa.
Una checklist finale per decidere con serenità
Prima di firmare o rinnovare un contratto, vale la pena passare da qui:
• definisci platea e criteri (generalità o categorie omogenee) in modo tracciabile;
• scegli il formato coerente con le soglie di esenzione (nel 2026 il digitale ha un tetto più alto);
• controlla le regole d’uso (personalità, cumulo massimo, divieti) per evitare fraintendimenti;
• allinea la gestione IVA e la fatturazione al tuo caso specifico, soprattutto se hai soluzioni miste.
Con queste basi, il tema “costo dei buoni pasto” smette di essere una discussione a sensazione e diventa una scelta consapevole: comprensibile, difendibile e, soprattutto, utile per le persone che lavorano in azienda.
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