Fatturazione elettronica: cos’è e come funziona

di Michel
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Dal 1 gennaio di quest’anno l’Italia ha fatto un altro importante passo in avanti verso il processo di “smaterializzazione”, iniziato qualche anno fa, con l’obbligo per tutti i detentori di partita IVA di emettere solo fatture elettroniche per le prestazioni di beni e servizi.

Ma cos’è la fattura elettronica? Stiamo parlando di un documento elettronico uguale per tutti, che viene emesso in formato XML e prima di essere recapitato passa obbligatoriamente attraverso il SDI (Sistema di Interscambio) dell’Agenzia delle Entrate.

Le tappe della fatturazione elettronica

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Tutto ha inizio nel “lontano” 2014, quando la fattura elettronica diventa l’unico documento valido per le ricevute che riguardano qualunque soggetto in rapporti con la Pubblica Amministrazione, successivamente anche con gli enti pubblici. Il funzionamento era lo stesso: si emette la fattura elettronica verso la P.A.; prima di essere recapitato, il file passa attraverso un database che estrapola i dati utili sia all’Agenzia delle Entrate che alla Ragioneria Generale dello Stato; successivamente il documento arriva all’ufficio competente.

Tre anni dopo, nel 2017, tale database, il Sistema di Interscambio, viene aperto in via facoltativa anche ai privati che volessero iniziare ad emettere fattura elettronica. Al momento non c’è ancora alcun obbligo, per cui permane valida solo la prescrizione di emettere la bolla elettronica solo verso la P.A., ma si inizia a parlare di estendere lo stesso procedimento a tutti i soggetti a p.Iva (comprese piccole, medie, grandi aziende e liberi professionisti), sia nei rapporti con altre persone giuridiche che verso i clienti privati.

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Con la Legge di Bilancio 2018 (L. 205/2017) viene espressamente stabilito che le aziende dovessero emettere solo fatture elettroniche sia verso altre imprese (rapporto B2B, Business to Business) sia verso i clienti finali (rapporto B2C, Business to Consumer). Lo scorso anno è stato “di prova”: le amministrazioni competenti hanno avuto modo di emettere regolamenti specifici al riguardo e i soggetti impattati il tempo di adeguarsi alla grande rivoluzione.

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Tale stravolgimento, giunto non senza polemiche, è diventato pienamente operativo proprio con l’aprirsi di quest’anno: tutti i soggetti titolari di partita Iva devono emettere solo fatture elettroniche, che sia verso la P.A., piuttosto che verso altre persone giuridiche, oppure verso i clienti privati.

Eccezione: la fattura elettronica e il rifornimento carburante

Le regole per la fattura elettronica sono un po’ diverse quando parliamo di rifornimenti di carburante. Il legislatore ha specificato che al momento gli obblighi devono essere rispettati solo per il rapporto B2B: i privati che fanno il pieno all’auto di famiglia possono continuare a dormire sonni tranquilli. Vediamo quali sono le specifiche in questo senso:

  1. Metodo di pagamento tracciabile: Per poter ottenere la fattura elettronica, e quindi le detrazioni fiscali ad essa collegate, bisogna pagare il rifornimento di carburante solo con metodo di pagamento tracciabile (bonifici, assegni, carte prepagate, di debito o di credito). Il contante, comunque sempre valido, esclude la possibilità di richiedere la fattura.
  • Rifornimento per lavoro: La persona che effettua il rifornimento si deve far riconoscere come cliente Business e deve fornire all’addetto del punto tutte le indicazioni per emettere la fattura elettronica. Se non lo fa, l’aver acquistato il carburante con metodo tracciabile esclude la possibilità di portare in detrazione tale spesa.
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Il legislatore ha inoltre stabilito che per ogni transazione deve corrispondere una sola fattura elettronica. Questa è una delle ragioni su cui il dibattito si è più acceso: le aziende con grandi parchi macchine o i liberi professionisti che hanno all’attivo molti chilometri hanno segnalato la difficoltà di conservare e catalogare le bolle emesse con grande frequenza. Bisogna segnalare che il SDI non è un “deposito” delle fatture, ma solo una specie di “filtro” che estrapola e invia i dati utili agli organi di controllo.

Per sopperire a questa carenza si possono trovare sul mercato varie soluzioni, sia di natura economico-finanziaria che informatica: pensiamo alle carte carburante, strumenti di pagamento tracciabili che fungono anche da veri e propri “magazzini”, per rendere più agile la catalogazione e il consulto delle bolle elettroniche.

Fortunatamente questo è un sistema ancora agli albori, può risultare un po’ pesante a volte, sicuramente ha bisogno di svilupparsi ed assestarsi meglio, ma una volta lanciato a pieno ritmo, pensate a quanto sarà più semplice ed economica la gestione con le fatture elettroniche: un formato unico per tutti; niente più pesanti faldoni da stipare da qualsiasi parte e spese di stampa molto ridotte (risparmiando sia sulle attrezzature che sulla carta)!

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