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Conservazione sostitutiva documenti: Ifin Sistemi ottiene accreditamento AgID

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Il Consiglio dei Ministri il 3 dicembre del 2013 ha introdotto nuove norme per la digitalizzazione e la conservazione dei documenti, nell’ambito di un processo di dematerializzazione dell’azione amministrativa che mira a ridurre la spesa pubblica. Il nuovo quadro, entrato ufficialmente in vigore con la pubblicazione delle direttive nella Gazzetta Ufficiale n.59 del 12 marzo 2014, definisce il documento informatico come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

L’Agenzia per l’Italia Digitale ha tracciato le regole tecniche per la gestione documentale, indicando i requisiti richiesti ai sistemi di conservazione. I documenti informatici, infatti, devono essere archiviati e facilmente accessibili nel lungo periodo, proprio come avviene per i fascicoli cartacei.

Per adempiere agli obblighi di conservazione sostitutiva non è sufficiente sostituire il documento cartaceo con la sua versione digitale. La copia digitale deve infatti rispettare dei requisiti che ne assicurino la leggibilità anche in un futuro remoto e ne accertino l’autenticità e l’originalità. I sistemi di conservazione devono pertanto rispondere a criteri molto rigidi in termini di qualità e sicurezza.

Oltre al produttore del documento e all’utente che richiede l’accesso ai dati, nel processo acquisisce un ruolo cruciale la figura del responsabile della conservazione che gestisce in autonomia le varie fasi. Tra i suoi compiti figura la stesura del manuale della conservazione. Questo documento riveste un ruolo cruciale poiché contiene tutte le informazioni sul sistema di conservazione: dall’architettura alle misure di sicurezza adottate per garantire l’integrità e l’accesso ai fascicoli digitali anche a distanza di molto tempo, tramite meccanismi di tracciabilità chiari e univoci.

Per lo svolgimento dell’incarico le PA possono ricorrere a una persona esterna, fisica o giuridica. Per attestare l’idoneità dei responsabili della conservazione al delicato compito che sono chiamati a svolgere, l’AgID ha costituito un apposito registro. Nell’elenco pubblico dei conservatori accreditati sono indicati i soggetti pubblici e privati che hanno ottenuto i riconoscimenti più elevati in termini di qualità e sicurezza.

Tra i conservatori accreditati figura Ifin Sistemi. L’azienda ha ottenuto l’iscrizione al registro dell’AgID a seguito di un lungo processo di valutazione dei requisiti di sicurezza e qualità del software Legal Archive®. La soluzione sviluppata da Ifin Sistemi è risultata conforme a tutti gli standard delineati nel DPCM 3 dicembre 2013.

Roberto Reccanello, presidente di Ifin Sistemi, ha espresso tutta la sua soddisfazione per il traguardo raggiunto:

Essere un Conservatore Accreditato – ha spiegato Reccanello, è un riconoscimento importante, frutto di oltre 30 anni di esperienza nell’ambito della gestione documentale.

Reccanello ha sottolineato che il software di conservazione Legal Archive® è già in uso presso molti partner D.S.O. (Document Selected Outsourcer), ricordando che tre società iscritte nell’elenco dei conservatori accreditati dell’AgID utilizzano la procedura e hanno usufruito del know-how maturato dalla iFin Sistemi per ottenere l’accreditamento.

Il sistema di conservazione centralizzato permette di conservare qualsiasi tipo di documento, rispettando la normativa vigente. Inoltre, la sua struttura facilmente espandibile lo rende adatto a soddisfare diverse esigenze, inclusa l’elaborazione di grandi volumi di dati.

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