Home / Attualità / Come organizzare l’ufficio in modo efficiente

Come organizzare l’ufficio in modo efficiente

Se ti piace condividi!
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

organizzare l'ufficio

Il segreto di un lavoro ben fatto è l’organizzazione. Sia che il lavoro dipenda solo da voi, sia che vi sia una squadra di impiegati, è fondamentale che sia ben organizzato. Non bastano la motivazione, lo spirito di squadra o stipendi sufficienti a garantire che il lavoro sia fatto bene. È necessario organizzare l’ufficio come una macchina ben oliata. Ecco dunque alcuni consigli degli esperti per l’organizzazione efficiente del lavoro.

Organizzare l’ufficio: via il superfluo, arriva l’ordine!

La prima cosa da fare è eliminare il superfluo. Guardatevi in giro e chiedetevi, per ogni cosa che vedete, da quanto tempo non la usate. Contenitori vuoti, fogli strappati, attrezzature rotte, perché affollano costantemente la vostra scrivania? Se l’ufficio è grande analizzatelo una sezione per volta: ordinate tutto ciò che vi serve e gettate o archiviate in magazzino tutto ciò che invece non usate.

Dopo una prima fase di “pulizia” arriva il momento dell’organizzazione. Raccogliete e ridistribuite tutti gli oggetti “superstiti” in zone di lavoro. Dividete l’ufficio in tre macroaree: documenti importanti, oggetti personali e spazzatura. Ogni oggetto deve essere messo vicino ad altri con funzioni simili (i documenti con i documenti, gli oggetti da PC con altri strumenti informatici, e così via). Se serve, acquistate scaffali e raccoglitori per organizzare meglio i documenti. Proprio i tanti fogli di carta sono insidiosi per un ufficio ben organizzato. È possibile catalogarli con i post-it, oppure ancora meglio, specialmente se avete a che fare con aree di lavoro importanti in aziende di grandi dimensioni, affidarsi ad adesivi professionali da ufficio. Se ne trovano online, su siti tipo Saxoprint.it, a prezzi modici e di ogni genere.

È arrivato il momento di dare un’ordine logico alla vostra scrivania. Dopo aver archiviato gli oggetti inutili e fatto un po’ di spazio, cercate di organizzare ciò che resta. È una buona idea usare i contenitori (meglio ancora quelli col divisorio documenti nuovi-documenti vecchi), raccoglitori oppure vassoi per gli oggetti. Mettete nei cassetti gli oggetti più piccoli come francobolli e marche da bollo, nei contenitori le penne, le clip, chiavi e altri oggetti personali. Fondamentale è anche tenere ordinata la posta. Appena arriva cercate di aprirla subito: ciò che non serve buttatelo senza lasciarlo in giro, il resto tenetelo in bella evidenza per ricordarvi di pagare fatture, bollette o rispondere alla corrispondenza. Non appena la pratica è stata ultimata, anche questo pezzo di carta deve sparire. Un principio simile deve guidarvi anche con le e-mail. Può essere utile anche utilizzare raccoglitori corredati da adesivi con tanto di data di scadenza della pratica.

Un ufficio virtuale è un ufficio organizzato

Rivedere il proprio sistema di archiviazione può essere una scelta davvero smart. Siamo nel 2017, tutto si sta spostando online, se ne sono accorti persino i nostri politici. Continuare a tenere registri cartacei non è molto furbo. Cercate dunque di archiviare quanto più possibile in formato digitale e liberatevi di documenti vecchi e ormai inutili. Ovviamente anche l’hard disk, come il vostro ufficio, avrà bisogno di essere ordinato!

Organizzare l’ufficio significa anche dare un ordine virtuale. E allora create cartelle per ogni sezione del lavoro, per ogni collega e per ogni progetto. Fondamentale che, a fine giornata, si ripuliscano le due scrivanie che avete a disposizione: quella reale e quella virtuale. Tutti gli oggetti usati che ormai non vi servono più devono andare nel cestino, altrimenti se non fate una pulizia giornaliera organizzare l’ufficio si rivelerà una fatica inutile e nel giro di poche settimane vi ritroverete imballati nella confusione. Qualsiasi sia la vostra organizzazione dell’ufficio, l’importante è dare un ordine: ne trarrete senza dubbio dei benefici.

Foto: Freeimages

Lascia un commento

O

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato.